Digitales Büro: Kleine Firmen mit geringem Aufwand und Kosten verwalten

randombrick.de selbst ist kein Unternehmen, sondern hinter der Website steht meine Firma achtbit GmbH. Alle Ausgaben und Einnahmen sowie die Steuern werden darüber verrechnet. Damit sich der Aufwand in Grenzen hält, setze ich für die Verwaltung gezielt Anwendungen ein, die Aufgaben automatisieren und verzichte bewusst auf Excel-Tabellen und Rechnungen aus Word-Vorlagen. Letzteres ist wegen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff sowieso nicht erlaubt.

Gleichzeitig soll sich die Firma von überall aus zu jeder Uhrzeit und unabhängig vom Endgerät aus steuern und verwalten lassen. Bei der Auswahl der Anwendungen sind vier Dinge für mich wichtig:

• Unabhängig vom Betriebssystem
• Cloud-basiert
• App-Unterstützung
• Kein Papier

Jeder Prozess soll digital sein. Papier soll nicht notwendig sein. Dokumente müssen immer verfügbar sein und nicht auf einem Endgerät lokal gespeichert werden. Letzteres schützt vor Datenverlust. Wobei auch hier gilt, immer an das Backup denken.

Software-Tipps für kleine- und mittelständische Unternehmen

Die achtbit GmbH ist kein Weltkonzern und benötigt für den operativen Ablauf vier einfache Dinge:

• Ein Konto
• E-Mail und Office
• Eine Buchhaltung
• Eine Website

Für die Verwaltung meiner Firma setze ich deshalb folgende Produkte ein. Aber gerade für kleinere Unternehmen oder Firmen während der Gründungs- und Wachstumsphase funktionieren diese Produkte sehr gut.

Das Firmen-Konto

Ein Konto bei einer großen deutschen Geschäftsbank oder einer lokalen Volksbank oder Sparkasse kam für mich nicht in Frage. Wieso? Ein Preisvergleich der Konten zeigte, dass diese Banken viel zu hohe Kontoführungsgebühren verlangen. Insbesondere bei kleinen Unternehmen oder Firmen in der Gründung sind das unnötige Ausgaben.

Zudem sind Apps und Online-Banking bei den etablierten Banken weniger modern und nicht intuitiv.

Meine Empfehlung: Penta*

Die Penta Fintech GmbH bietet Geschäftskonten ab 9 Euro netto an. Die Kundengelder liegen bei der Solaris Bank und sind über die Einlagensicherung bis 100.000 Euro gesichert. Das Penta Konto ist ein Online-Konto mit super intuitiver App und Online-Banking. Vorteile:

• GmbH Konto möglich
• Konto ist in 48 Stunden eröffnet
• VISA Debitkarte
• Deutsche IBAN
• Buchhaltungsintegration möglich
• MT940-Auszug als Datenexport einfach möglich

Das Konto läuft bei mir problemlos. Es gibt Apps für iOS und Android und ein Online-Banking im Browser. Der Kundenservice antwortet via E-Mail schnell und kompetent. Unnötiges Warten in einer Hotline ist nicht notwendig. Umsätze lassen sich bequem kategorisieren und mit Rechnungen für die Buchhaltung ergänzen. Dem Steuerberater kann zusätzlich ein Zugang zum Konto eingerichtet werden.

Über Push-Nachrichten und E-Mail (beides lässt sich ausschalten) informiert Penta über neue Buchungen. Damit bin ich immer informiert, was auf meinem Geschäftskonto passiert.

E-Mail und Office

Persönlich bin ich ein großer Fan der Google Produkte. E-Mail und Office müssen für mich aus einer Hand kommen. Nur dann funktionieren beide Produkte nahtlos und ohne Barrieren. E-Mails, Briefe und Tabellenkalkulation müssen von einem Hersteller sein, denn nur dann funktioniert die Zusammenarbeit innerhalb der Produkte reibungslos.

Meine Empfehlung: Google Workspace*

Google Workspace ist günstiger als Microsoft Office und bringt alles Notwendige mit. Ein E-Mail System über meine Domain. Kalender, Dokumente, Tabellen, Präsentationen, Meet, Formulare und vieles vieles mehr. Für kleine Unternehmen reicht zu Beginn Google Workspace als Business Starter für 6 US-Dollar im Monat. Das nutze ich aktuell selbst.

Alles funktioniert über einen Browser und ist in der Cloud. Es ist keine Installation auf einem Computer notwendig. Für Google Workspace kannst du jeden beliebigen Computer, Smartphone oder Tablet verwenden.

Schreibe mich an, dann stelle ich dir einen 10% Gutschein für dein erstes Jahr bei Google Workspace zur Verfügung.

Du benötigst Hilfe bei der Einrichtung von Google Workspace für deine Domain? Gerne helfe ich dir dabei. Melde dich einfach bei mir.

Die Buchhaltung

Die Buchhaltung mache ich mit sevDesk. Dort habe ich mir das 24-Monate-Abo für das Paket „Buchhaltung“ gebucht. sevDesk* rechnet das Abo mit einer Buchung am Stück ab. Umgerechnet kostet mich sevDesk 14,47 Euro pro Monat.

Mit dem Packet „Buchhaltung“ erledige ich die für mich wichtigsten Aufgaben mit wenigen Klicks:

• Angebote und Rechnungen
• Digitale Belegverwaltung
• USt-Voranmeldung
• EÜR & GuV

sevDesk hat einen Zugang zum Penta-Konto und importiert regelmäßig die Umsätze daraus. Die Belege der Ausgaben und Einnahmen ordne ich den Umsätzen auf dem Konto zu. sevDesk ermittelt die gezahlte und erhaltene Umsatzsteuer.

Am Quartalsende erstellt sevDesk mit einem Knopfdruck eine USt-Voranmeldung beim Finanzamt. Kein Ausfüllen einer Vorlage über Elster-Online. Einfach über sevDesk beim Finanzamt die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Fertig.

Meine Empfehlung: sevDesk*

sevDesk sitzt in Offenburg und entwickelt die gleichnamige cloudbasierte Buchhaltungssoftware zur Rechnungsverwaltung, Buchführung und Warenwirtschaftsverwaltung. Kernkompetenzen des Rechnungsprogramms sind das Erstellen von Rechnung, die Zahlungsüberwachung und das Erfassen von Belegen.

Mit sevDesk ist eine papierlose Buchhaltung möglich. Ich erstelle Angebote aus sevDesk als PDF und verschicke diese. Rechnungen erhalte ich in der Regel als PDF. Die wenigen Rechnungen, die mich in Papierform erreichen, beispielsweise eine Rechnung vom Notar, werden eingescannt und digital in sevDesk verwaltet.

Webspace

Der Webspace ist bei All-Inkl.com* gebucht. Das Unternehmen mit Sitz in Friedersdorf bietet ein sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für Webspace an. Der Support reagiert erschreckend schnell und sehr freundlich auf Anfragen. Der Funktionsumfang im Vergleich mit anderen Webhostern ist besser.

Meine Empfehlung: All-Inkl.com* wenn du dich um deine Website selbst kümmern möchtest.

Die benötigst eine Website, möchtest dich aber nicht um alles selbst kümmern? Dann frage mich am besten über die achtbit GmbH an. Vom Hosting über das Setup deiner Website bis zum digitalen Arbeitsplatz unterstützen wir junge Firmen und Mittelstandskunden.

Was kostet mich der digitale Arbeitsplatz?

Jeden Monat bezahle ich

• 10,71 Euro für das Penta-Konto
• 9,95 Euro für den Webspace
• 5,20 Euro für Google Workspace
• 14,47 Euro für sevDesk

Das sind 40,33 Euro pro Monat für ein papierloses und digitales Büro. Theoretisch kann ich meine Firma von überall auf der Welt zu jeder Uhrzeit aus führen. Alles was benötigt wird ist ein Computer und Internet.

sevDesk rechnet die 24-Monate als einmalige Zahlung ab. Also hinkt die Rechnung etwas.

Diese 40,33 Euro im Monat erlauben mir von überall aus zu arbeiten und immer sofort auf Kundenanfragen reagieren zu können. Gleichzeitig spare ich mir pro Monat mehrere Stunden an Buchhaltungsaufwand ein.

Wie verwaltet ihr euer Unternehmen? Bei Fragen schreibt mir gerne einen Kommentar oder meldet euch über das Kontakt-Formular.