5 Tipps für einfaches Ausgabenmanagement in Deinem Unternehmen

Den Überblick über alle Ausgaben eines Unternehmens zu behalten ist nicht immer ganz leicht. Vor allem nicht, wenn viele Mitarbeiter verschiedene Ausgaben selbst tätigen können. Umso wichtiger ist es dabei, den Überblick zu bewahren. Deshalb kommen hier nun fünf Tipps, wie Du das Ausgabenmanagement in Deinem Unternehmen vereinfachen kannst.

Tipp 1: Software zur Übersicht

Bereits seit viele Jahren gibt es zahlreiche Buchhaltungstools mit diesen man seine Ausgaben gut managen kann. Dies eignet sich jedoch meist nur für kleine Unternehmen. Werden die Unternehmen größer und beschäftigen mehrere Mitarbeiter dann können neue Lösungen, wie Moss helfen, um alle Ausgaben zu managen und einen Überblick über die Finanzen in jeder Organisation zu erhalten. 

Diese Angebote verfügen meist über ein Dashboard, das organisiert und kategorisiert alle Ausgaben auflistet. Außerdem kann ganz leicht überprüft werden, welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden, welche Mitarbeiter Anfragen für Käufe gestellt haben und welche laufenden Zahlungen fällig sind.

Diese Softwares sparen dem Unternehmen also viel Zeit in den Arbeitsabläufen und ermöglichen eine detaillierte Einsicht in alle Geldflüsse. So kann viel effizienter gearbeitet werden, dank der Ersparnis einiger Arbeitsschritte.

Tipp 2: Automatisierung von Abläufen

Ergänzend zu den oben erwähnten Softwares existieren noch viele weitere Tools, die jene miteinander verknüpfen können. So werden die immer gleich ablaufenden Prozesse automatisiert und sparen den Mitarbeitern viel Zeit. Die meisten Programme für Unternehmen verfügen über sogenannte offene API-Schnittstellen, die es ermöglichen, sie miteinander zu verbinden. Damit können die ganzen Daten, dann einfach in das Buchhaltungstool importiert oder dem Steuerberater weitergegeben werden.

Tipp 3: Firmenkreditkarten für Mitarbeiter

Es gibt für Mitarbeiter wohl kaum etwas Lästigeres als Spesenabrechnungen. Immer, wenn etwas ausgelegt wurde, muss daran gedacht werden, diese Ausgabe zu dokumentieren und den Beleg aufzuheben. Um dieses Problem zu umgehen gibt es für Unternehmen die Möglichkeit, ihren Mitarbeitern Firmenkreditkarten auszustellen. Dabei können Zwecke bestimmt und Limits festgesetzt werden. Die Mitarbeiter erhalten mehr Eigenverantwortung und benötigen kein Bargeld mehr.

Zum Beispiel kann ein Vorgesetzter für seinen Angestellten eine Kreditkarte ausstellen, wenn dieser auf Dienstreise fährt. Dafür wird einfach das Limit gesetzt und der Mitarbeiter kann auf seiner Reise alle anfallenden Kosten direkt bezahlen, ohne eigenes Geld auslegen zu müssen. Ein anderes Einsatzgebiet wären laufende Kosten, zum Beispiel für das Marketing eines Unternehmens. Dafür kann eine individuelle Kreditkarte mit diesem Zweck erstellt und die Ausgaben so ganz einfach getätigt werden.

Um dabei die Übersicht zu behalten gibt es auch hier ein Dashboard, die alle Kreditkarten der Mitarbeiter auflistet und damit auch alle Ausgaben und offenen Rechnungen aufzeigt.

Tipp 4: Digitalisierung von Belegen

Wie oben schon einmal kurz angeschnitten, bieten die meisten Programme die Möglichkeit an, Rechnungen zu fotografieren und direkt hochzuladen. So gibt es keinen Papierkrieg mehr in der Buchhaltung und alle Belege sind an einem Platz gesammelt. Außerdem können die Softwares anzeigen, welche Zahlungen noch offen sind, von wem noch eine Rechnung fehlt und welche laufenden Abonnements vorhanden sind.

Die Digitalisierung von Belegen ist also eine enorme Arbeitserleichterung und fördert die Übersichtlichkeit der Unternehmensausgaben. Denn so kann jeder auf die Rechnungen zugreifen und diese auch bezahlen, ohne viel Aufwand.

Tipp 5: Controlling aller Ausgaben

Alle vorher aufgelisteten Tipps funktionieren allerdings nicht, wenn nicht regelmäßig jemand all das kontrolliert. Es braucht in einem Unternehmen immer Verantwortliche, die einen Überblick über jegliche Finanzen haben und sich darum kümmern, dass alles so läuft wie es soll. Denn auch die nützlichen Tools bringen einer Firma nichts, wenn sie nicht verknüpft und überprüft werden.

Es sollte also, neben dem Vorgesetzten, weitere Mitarbeiter geben, die für das Controlling verantwortlich sind. So kann ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet werden.

Fazit

Es gibt also viele Möglichkeiten, das Ausgabenmanagement eines Unternehmens zu vereinfachen und zu optimieren. Allerdings gehen die meisten Tools miteinander einher und auch die hier aufgeführten Tipps bauen aufeinander auf, beziehungsweise begünstigen sie sich gegenseitig. Letztlich gibt es vor allem viele Softwares, die Abläufe automatisieren und damit sehr viel Zeit einsparen können. Diese Programme sind speziell für Unternehmen entwickelt und sprechen so deren Bedürfnisse perfekt an. Es lohnt sich also, einen Blick darauf zu werfen.