Buchhaltung für Kleinunternehmer: Das sollten Sie wissen!

Aus den Daten des diesjährigen Gründerreports der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) lässt sich entnehmen, dass die Zahl der Existenzgründer sinkt: Lediglich 50% der Veranstaltungsbesucher der IHK, die sich zum Thema Unternehmensgründung informieren, wagen den Sprung in die Selbstständigkeit.

Als Grund für den Rückgang der Gründungszahlen ist beispielsweise der hohe bürokratische Aufwand zu nennen. Um sich durch das bürokratische Dickicht in Deutschland zu kämpfen, lohnt es sich, für die obligatorische Buchhaltung eine spezialisierte Software zu nutzen. Diese kann für Groß- sowie Kleinunternehmer eine immense Arbeitserleichterung und Zeitersparnis bedeuten. 

Wie umfangreich sollte eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer sein?

Um effizient dem Obligat der Buchhaltung entgegenzutreten, sollten Unternehmer zunächst die richtige Art der Buchhaltung wählen: In Deutschland gibt es zwei Arten der Buchhaltung, die einfach und die doppelte Buchführung. 

Einfache oder doppelte Buchführung? 

Wenn der Jahresumsatz unter 600.000 Euro liegt oder der Jahresgewinn unter 60.000 Euro, dürfen Selbstständige die einfache Buchführung wählen. In diesem Fall reicht eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR.

Hierfür reicht eine Excel-Tabelle, in der Einnahmen und Ausgaben protokolliert und mit einschlägigen Belegen beim Finanzamt eingereicht werden. Diese Methode ist sehr beliebt, da sie Zeit zu sparen scheint. Aber der Schein trügt: Oft ist die doppelte Buchführung in vielen Alltagssituationen besser, weil sie nicht bedarfsabhängig nachgeholt werden muss. 

Beispiele, warum eine doppelte Buchführung auch für Kleinunternehmer lohnt: 

1. Kreditvergabe

Banken vergeben nur widerwillig Darlehen an Kleinunternehmer und Selbstständige. Gerade bei Geschäftskrediten wird daher großen Wert auf eine doppelte Buchführung und nachvollziehbares, vollständiges Belegwesen gelegt. 

2. Saisonschwankungen

Wenn die Tätigkeit saisonalen Schwankungen unterliegt, empfiehlt sich die doppelte Buchführung. Die Fluktuation kann hiermit besser eingeschätzt werden, da nicht jeder Geschäftsvorfall sofort verbucht wird, sondern für jeden Bilanzposten ein eigenes Konto vorliegt. 

3. Kostenaufschlüsselung

In der einfachen Buchführung tauchen Kosten für beispielsweise Einkäufe nicht aufgeschlüsselt auf. Bei der doppelten Buchführung wird der aktuelle Lagerbestand bei den Aktiva als „Anfangsbestand“ aufgelistet. Mittels Erfahrungswerten, die aus bilanzierten Passiva erhoben wurden, wird ermittelt, wann wie viele Waren benötigt werden. So kann der ideale Zeitpunkt des Einkaufens bestimmt werden.

4. Investitionsplanung

Eine EÜR ist nicht für langfristige Investitionsplanung geeignet. Da Überschüsse oft einen Bestimmungszweck haben und bereits in den Ausgaben für IT oder Werbung eingeplant sind, empfiehlt sich auch hier die doppelte Buchführung. Aus der Bilanz von Gewinn- und Verlustrechnung lassen sich künftige Investitionen akkurat planen. 

Der digitale Buchhalter für Kleinunternehmer 

In der Regel beschäftigen Kleinunternehmer aus Kostenersparnis keine Buchhalter. Dem digitalen Wandel sei Dank, gibt es hierfür mittlerweile Software-Programme, die diese Funktionen übernehmen können und beispielsweise Rechnungen automatisch abwickeln. Manche Programme verfügen über automatische Belegerkennung oder integrierte Schnittstellen für Online-Banking oder Steuerberater. 

Welche Schnittstellen müssen beachtet werden? 

Empfehlenswert sind Schnittstellen für das Online-Banking, denn so wird zusätzlich Zeit gespart. Idealerweise hat die Software-Lösung auch eine integrierte Schnittstelle, die der Steuerberater nutzen kann, wie beispielsweise die DATEV-Schnittstelle von Lexoffice-Programmen. Dieses Interface ermöglicht es, dass alle Posten mit einem Mausklick übernommen werden können. Das ist umweltfreundlich und zeiteffizient. Die Anwendungssoftware sollte außerdem eine Warnung senden, wenn Zahlungsfristen nicht eingehalten werden.

Lohnbuchhaltung für exakte Errechnung der Sozialversicherungsbeiträge

Auch für Kleinunternehmer ist die Mitarbeiterzufriedenheit essentiell wichtig. Eine pünktliche und ganzheitlich korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung steigert die Motivation im Unternehmen. Für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird immer ein bestimmtes Schema verfolgt: 

• Gesamtbruttolohn ermitteln
• Anfallende Steuern berechnen
• Sozialversicherungsbeiträge ermitteln
• Nettogehalt bzw. Nettolohn berechnen
• Auszahlungsbetrag ermitteln

Die Beitragsbemessungsgrenzen sind eine wichtige Rechengröße im Sozialversicherungsrecht. Sie legen einen Einkommenshöchstbetrag fest, auf den sich die Sozialversicherungen prozentual bei der Beitragsberechnung beziehen. Die Bundesregierung legt jedes Jahr neue Höchstbeträge fest, für Kranken- und Pflegeversicherungen sowie für die Renten- und Arbeitslosenversicherung. Mit einem spezialisierten Lohnrechner können die Abgaben und Nettogehälter der Beschäftigten einfach errechnet werden. Solche Lohnrechner sind in einigen Buchhaltungsprogrammen integriert oder können auch einfach online abgerufen werden. 

Lohnabrechnung in Eigenregie

Es ist sinnvoll, die Lohnabrechnung selbst zu erstellen, wenn Unternehmer selbstständig sind oder zu den Kleinunternehmern gehören, denn sowohl der Arbeitsaufwand als auch die Mitarbeiteranzahl ist dann noch überschaubar. In solchen Fällen lohnt es sich aus kostentechnischen Gründen nicht, die Abrechnungen an einen Steuerberater auszulagern oder ein firmeninternes Lohnbüro aufzubauen. 

Warum sich eine gute Buchhaltungssoftware lohnt?

Die Buchführung gehört zum Kerngeschäft eines jeden Unternehmers. Das Steuergesetz ändert sich in regelmäßigen Abständen. Um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, lohnt sich auch hierfür ein intelligentes Software-Programm. Die Anwendung ist extrem praktisch und zeiteffizient, wenn sie über eine Schnittstelle verfügt, auf die der Steuerberater zugreifen kann, oder Anbindungen an das Finanzamt und Sozialversicherungen möglich sind.

Ob es sich nun um Gehaltsabrechnungen, Lohnbuchhaltung oder Belegspeicherung handelt, mit einem praktischen Buchhaltungsprogramm sind Unternehmer gut beraten. Die meisten Anwendungssoftwares für Buchhaltung arbeiten außerdem mittlerweile mit einem Cloudservice. So können Unternehmer auch bequem von unterwegs auf alle Daten zugreifen, Belege und Quittungen einscannen oder verbuchen.

Die Zeit zwischen zwei Terminen einer Geschäftsreise, die ein Unternehmer sonst untätig im Zug sitzen würden, kann so optimal genutzt werden. Wer elektronische Fakturierung nutzen möchte, sollte wesentliche Grundkenntnisse der Buchhaltung vorweisen. Denn die Programme können zwar unterstützen und erleichternde Hilfestellung leisten, sind aber letztendlich nur so schlau wie ihr Anwender. Gerade im kleineren Mittelstand kann sich die Nutzung der Buchhaltungssoftware aus den oben genannten Gründen lohnen.