10 Tipps und Tricks, um das Maximale aus Trello rauszuholen

Trello ist ein echtes Multitalent, wenn es darum geht, Aufgaben zu organisieren und die Produktivität in Projekten zu steigern. Seine intuitive Bedienung macht es zur ersten Wahl, wenn es darum geht, deine Arbeit optimal zu strukturieren – alleine oder im Team. Hier sind zehn wertvolle Tipps und Tricks, wie du noch mehr aus Trello herausholen kannst.

Effektive Teamarbeit: Praktische Tipps für Trello

Trello ist eine flexible und leistungsstarke Plattform für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement, die dabei hilft, die Produktivität zu steigern und den Arbeitsfluss zu verbessern. Doch wie kannst du Trello am besten nutzen, um seine volle Leistungsfähigkeit auszuschöpfen?

1. Aktiviere Power-Ups

Power-Ups sind Erweiterungen, die du deinem Trello-Board hinzufügen kannst. Es gibt unzählige Power-Ups, die sich auf Bereiche wie Kommunikation, Automatisierung, Berichte und Integration mit anderen Tools konzentrieren. Zum Beispiel kannst du Power-Ups verwenden, um Dateien von Google Drive oder Dropbox hinzuzufügen und direkt in Trello zu bearbeiten.

Butler: Butler ist ein leistungsstarkes Automatisierungstool. Mit Butler kannst du Aktionen automatisch ausführen lassen, wenn bestimmte Ereignisse eintreten. Zum Beispiel kannst du einstellen, dass alle Karten, die in eine bestimmte Liste verschoben werden, automatisch ein Label oder ein Fälligkeitsdatum erhalten.

Google Drive: Mit dem Google Drive Power-Up kannst du Dateien und Dokumente von Google Drive direkt in Trello integrieren. Du kannst Dateien an Karten anhängen, Google Docs, Sheets oder Slides erstellen und verknüpfen und sogar eine Vorschau von Dateien direkt auf deiner Trello Pinnwand anzeigen.

Calendar: Das Kalender Power-Up zeigt deine Karten in einem praktischen Kalenderformat an. So hast du deine Termine immer im Blick. Außerdem kannst du mit diesem Power-Up deinen Trello-Kalender mit deinem Google Kalender synchronisieren.

Slack: Mit dem Slack Power-Up kannst du Trello direkt in deine Slack-Kommunikation integrieren. Du kannst Trello-Aktionen direkt aus Slack heraus starten, Karten in Slack-Kanälen veröffentlichen und sogar Benachrichtigungen von Trello in deinen Slack-Kanälen erhalten.

Custom Fields: Mit dem Custom Fields Power-Up kannst du zusätzliche Informationen zu deinen Karten hinzufügen. Du kannst Felder für Text, Zahlen, Checklisten, Daten und mehr erstellen. Das gibt dir mehr Flexibilität und Kontrolle darüber, welche Informationen du in Trello verwalten möchtest.

2. Verwende Labels

Labels sind farbige Markierungen, die du deinen Karten hinzufügen kannst, um wichtige Informationen auf einen Blick zu vermitteln. Du kannst Labels verwenden, um Aufgaben nach Priorität, Aufgabentyp, Teammitgliedern oder anderen für dich relevanten Kriterien zu kategorisieren. Labels können dir helfen, den Überblick zu behalten.

3. Arbeite mit Checklisten

Checklisten in Trello ermöglichen es dir, Unteraufgaben zu erstellen und deren Fortschritt zu verfolgen. Du kannst einer Karte mehrere Checklisten hinzufügen und sogar Checklisten zwischen Karten kopieren und verschieben.

4. Archiviere Karten und Listen

Wenn du eine Aufgabe abgeschlossen hast oder eine Liste nicht mehr benötigst, archiviere sie, anstatt sie zu löschen. Archivierte Karten und Listen sind nicht mehr verfügbar, können aber bei Bedarf wiederhergestellt werden. Das ist hilfreich, wenn du später auf diese Informationen zurückgreifen möchtest.

5. Erstelle Vorlagen

Wenn du bestimmte Abläufe oder Aufgaben hast, die regelmäßig wiederkehren, dann erstelle für diese Vorlagen für Karten oder ganze Boards. So sparst du Zeit und sorgst gleichzeitig für eine konsistente Arbeitsweise.

6. Verlinke Karten und Boards

Trello ermöglicht es dir, in der Beschreibung oder den Kommentaren einer Karte direkt auf andere Karten oder Boards zu verweisen. Das ist besonders hilfreich, wenn deine Arbeit über mehrere Boards verteilt ist oder bestimmte Aufgaben voneinander abhängen.

7. Nutze Trellos Tastenkombinationen

Trello bietet dir viele Tastenkombinationen, mit denen du Aufgaben schnell erledigen kannst. Du kannst Karten erstellen, verschieben, öffnen, schließen und vieles mehr, ohne die Maus zu berühren.

N: Erstelle eine neue Karte unter der derzeit ausgewählten Karte.
D: Öffne das Fälligkeitsdatum einer Karte.
E: Öffne die Schnellbearbeitung für die aktuelle Karte.
Q: Zeige nur deine Karten. Dies ist nützlich, wenn du an einem Board mit vielen Karten und Mitgliedern arbeitest.
F: Öffne das Suchfeld.
T: Bearbeite den Titel der aktuell geöffneten Karte.
M: Weise dich selbst einer Karte zu oder entferne dich von ihr.
L: Öffne das Label-Menü der aktuellen Karte.
B: Öffne das Menü mit den Boards.
< und >: Bewege die aktuell ausgewählte Karte zur vorherigen oder zur nächsten Liste.

Aktiviere E-Mail-Benachrichtigungen

Bleibe immer auf dem Laufenden, indem du E-Mail-Benachrichtigungen für deine Trello-Boards aktivierst. Du kannst wählen, ob du sofortige Benachrichtigungen oder eine tägliche Zusammenfassung erhalten möchtest.

Integriere den Trello-Kalender

Mit dem Trello Kalender Power-Up siehst du alle deine Termine auf einen Blick. Du kannst dieses Power-Up auch nutzen, um Trello mit deinem Google Kalender zu synchronisieren, damit du nie wieder eine wichtige Aufgabe verpasst.

Automatisiere deine Trello-Prozesse mit Butler

Butler ist ein leistungsstarkes Tool in Trello, mit dem du bestimmte Aktionen automatisieren kannst. Mit Butler kannst du Regeln erstellen, die bei bestimmten Auslösern ausgeführt werden. Das kann dir helfen, dich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und Zeit zu sparen.

Noch mehr Beiträge über Produktivität findest du unter Ergonomischer Stuhl, Ergonomisches Büro oder Tipps für mehr Produktivität.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Trello ein sehr anpassbares Tool ist, das sich für viele verschiedene Arbeitsweisen eignet. Indem du seine vielen Funktionen und Möglichkeiten kennen lernst und nutzt, kannst du Trello an deine speziellen Bedürfnisse anpassen und so deine Produktivität und Effizienz steigern. Probiere diese Tipps und Tricks aus und finde heraus, wie sie deine Arbeit mit Trello verbessern können.